Razones para programar un mensaje out of office

En el trabajo, lo digital nos ha dado grandes oportunidades de crecer, llegar a más personas, vender y llegar a un gran número de personas. El asunto es que en un mundo laboral tan hiperconectado, no podemos estar las 24 horas del día y los 7 días de la semana atentos a nuestros emails para responder a cada requerimiento.

Entonces, cuando estás fuera, un cliente puede intentar comunicarse contigo, y no recibirá ninguna respuesta. Esto automáticamente generará una sensación de abandono en él, y las posibilidades de que decida no comprar los productos o servicios que ofrece son bastante altas.

Para evitar perder clientes potenciales, lo mejor es tener un mensaje out of office, pues de manera automática le notificará al cliente que no estás disponible temporalmente, pero que pronto lo estarás. Esto hará que sienta que se le está dando seguimiento a su caso, y que pronto obtendrá una respuesta.

El asunto es que muchos creen que estos mensajes no son importantes, pero lo cierto es que sí, y aquí te contamos las razones por las cuales tienes que programarlos.

¿Qué es un mensaje out of office?

Antes de entrar de lleno sobre por qué son importantes, tienes que saber qué son los mensajes out of office. En español, se traduce como mensaje de fuera de la oficina, es decir, que es un mensaje que se programa de manera automática como respuesta a los correos electrónicos que recibas cuando no estás dentro del horario laboral.

El principal objetivo de este tipo de mensajes es informar al remitente que no estás disponible, y además dejarle saber que su requerimiento será atendido en un tiempo específico. Por ejemplo, si es fin de semana, y alguien tiene un problema con su pedido, el mensaje automático puede decir que estás en día de descanso, y que el lunes en un horario específico el cliente recibirá una respuesta.

¿Por qué necesitas programar un mensaje out of office?

Puede parecer que programar uno de estos mensajes es opcional, pero en realidad es una necesidad. Cuando ofreces productos o servicios, debes tener una relación cercana con tus clientes, y si las comunicaciones se ven interrumpidas sin respuesta alguna, los clientes no se sentirán a gusto y podría decidir no continuar contigo.  Pero hay más, y aquí te contamos las razones:

Los clientes sabrán que no estás disponible

Si un cliente ha enviado un correo electrónico, y no recibe respuesta creerá que no ha llegado, que su mensaje ha sido ignorado y que no le interesa a la compañía. En cambio, con un mensaje out of office, recibirá una notificación que le indica el motivo de la ausencia y el tiempo de la ausencia para que no se sienta perdido.

Das una buena imagen

Bastante relacionado con el punto anterior, la manera en la que te ven los clientes determina si continúan confiando en ti o no. Aunque no lo creas, podrías perder un cliente en segundos si es que no recibe una respuesta oportuna, pero con los mensajes out of office u OOO, puedes dar una buena imagen como marca, y mantener relaciones cordiales con los clientes.

Rediriges las consultas urgentes

Si por alguna razón estás fuera, puedes dejar a alguien más para que se comunique con el cliente en caso de que se trate de una situación urgente. Así pues, en el mensaje OOO, se mencionará que estás ocupado y que el requerimiento del cliente será atendido por alguien más y que espere a que su caso se procese sin dejarlo a la expectativa de una respuesta.

Evita confusiones sobre la disponibilidad

Como vivimos en una era digital, muchos clientes creen que es posible recibir respuestas a cualquier hora del día, y aunque existen los chatbots, y la atención 24 horas, no todas las compañías lo tienen, ni todos los trabajadores son capaces de brindar este servicio.

Es por eso, que para evitar confusiones, se puede crear un mensaje en el que se especifique los días laborables, los horarios de actividad y el tiempo en el que se volverá a estar disponible.

Demuestra profesionalismo

La cortesía es un signo de profesionalismo. Quienes no tienen un mensaje OOO parece que no se preocupan por la relación que tienen con los clientes, aunque no sea el caso. Por eso, es recomendable tener un mensaje programado para darle una respuesta automática al cliente y que se sienta atendido.  

¿Cómo debe ser un mensaje out of office?

La estructura de un mensaje out of office es bastante variable, en realidad no existe un único modelo porque la manera en la que se escriba dependerá de las necesidades de cada persona. Ahora bien, sin duda alguna hay elementos que son importantes incluir, y aquí te contamos cuáles son:

Saludo y agradecimiento
Por cordialidad, el saludo es lo primero que debe aparecer en el mensaje. Este tiene que ser cortés y profesional. Luego, se puede agregar un agradecimiento por haber contactado contigo.

Periodo de ausencia
Para darle tranquilidad al cliente, es clave que incluyas la cantidad de tiempo de ausencia. Por ejemplo, si estás fuera solo una hora, especifica el horario en el que estarás de regreso. O si estarás más tiempo, menciona el día y hora en la que la atención estará disponible.

Compromiso de respuesta
En el mensaje, tienes que comprometerte a darle respuesta a la pregunta o requerimiento que ha introducido el cliente. Por ejemplo, si está preguntando por la disponibilidad de un producto, debes dejar claro que en el horario de disponibilidad se le dará una pronta respuesta. Así, sabrá que apenas estés disponible te pondrás en contacto con ellos.

Despedida profesional
Para cerrar, tienes que despedirte de manera formal. En ocasiones se puede agregar unas disculpas por la ausencia, y la firme promesa de que su solicitud tendrá respuesta.

Con esto, tienes lo suficiente para hacer un excelente mensaje de OOO para mantener a tus clientes contentos, y evitar perder oportunidades de ventas.