2017 como hacer un año más productivo

No hay una estrategia definitiva para ser productivo y exigirá un poco de prueba y error encontrar lo que funciona mejor para usted. Pero si está decidido a hacer de 2017 el año en que finalmente cumple con su lista de cosas por hacer todos los días, puede ayudarlo descubrir lo que funcionó para alguna de la gente más productiva.

"Al armar mi plan la noche antes no me siento apurada por la mañana o como que tengo que hacer algo de inmediato"

1. PLANIFIQUE MAÑANA ESTA NOCHE

El pájaro tempranero se queda con la lombriz si lo planifica la noche anterior, dice la estratega de RRPP, Christina Nicholson. "Al armar mi plan la noche antes no me siento apurada por la mañana o como que tengo que hacer algo de inmediato", sostiene.

El enfoque es apoyado por la mayoría de los expertos de manejo del tiempo. Al contar con un plan de batalla antes de empezar el día, es más fácil organizarse.

2. Una sola meta diaria

"Este último año, mi trabajo se volvió infinitamente más complejo" dice Brigid Schulte, autora de Overwhelmed: Work, Love, and Play When No One Has the Time (Sobrepasada: Trabajo, Amor y Juego Cuando Nadie Tiene Tiempo), y que ahora dirige Better Life Lab (Laboratorio de Mejor Vida), en el centro de estudios New America. ¿Su solución? Eliminar sus largas listas de cosas por hacer que nunca se cumplen y reemplazarlas con una sola meta diaria.

"Al reconocer que tenía tiempo limitado, un ancho de banda limitado y demasiado que hacer y al forzarme a elegir sólo una cosa y concretarla todos los días, terminé logrando algunas de mis metas más importantes", asegura.

3. VÁYASE A CAMINAR

"Cuanto más camino, más ideas tengo" dice la fundadora y CEO de Ellevest, Sallie Krawcheck, optando por un enfoque de productividad de baja tecnología. "Pongo algo de música de fondo, de esa que escucho mucho -para no tener que prestarle atención- y salgo. A veces sólo tengo una o dos ideas, pero a veces vienen en tropel y a toda velocidad y me detengo repetidamente para escribirlas", cuenta.

Estas tormentas de ideas improvisadas en soledad se han demostrado sorprendentemente fructíferas. "Pueden ocurrírseme entre cuatro y ocho ideas para iniciativas de negocios, gente con la que debo conectarme -lo que se le ocurra- en una caminata de seis kilómetros", señala.

4. SEPA CUANDO ABANDONAR

"Algunos creen que detener el trabajo en un proyecto es un fracaso" dice Viv Goldstein, líder de aceleración de innovación global de GE, pero dejar cuando uno ya no está agregando valor es crucial. "No tema dejar de trabajar", dice. "Crea capacidad de trabajar en cosas que realmente importan y termina ahorrando tiempo, energía y recursos".

"Haga una lista con seis o 10 cosas que se compromete a no hacer en 2017 porque le impiden concentrarse mejor en su trabajo"

Enumere seis a 10 cosas que se compromete a no hacer en 2017 porque le impiden concentrarse en lo mejor de su trabajo. Piense en ello como sus anti-resoluciones.

Esto incluye recursos mentales que pueden tener flujos y reflujos. Allen Gannett, CEO de la compañía de analítica de marketing TrackMaven, dice que con sólo estar "dispuesto a cambiar a un proyecto que se corresponda con mi estado de ánimo, logro hacer mucho más en un día.

"Por ejemplo, si estoy trabajando en una presentación para un cliente y comienzo a ver que pierdo concentración -explica Gannett- abandono y me dedico a responder correo por 30 minutos en vez de sólo quedarme ahí pretendiendo que trabajo". No abandona definitivamente, sólo por el momento. "Por lo general para cuando termina ese tiempo estoy listo para volver a la presentación y mientras tanto envié docenas de correos".

5. SOLO HAGA COSAS QUE LE ENCANTAN CUANDO POSTERGA EL TRABAJO

Puede pensar que para ser realmente productivo tiene que dejar de dilatar las cosas, pero quizás sea mejor abrazar esa postergación del trabajo. "Me encanta dilatar las cosas y he llegado a aceptar el hecho de que nunca dejaré de hacerlo" se confiesa el fundador de Tacklebox Accelerator Brian Scordato. "Por lo que hago un esfuerzo de hacer solo cosas que amo cuando pierdo el tiempo: ejercicio, dedicar tiempo a amigos y la familia, etc.". Eso le ayuda a dar mejor uso a su tiempo menos productivo. "Elimina las cosas que son pérdida de tiempo que hacemos generalmente cuando no estamos productivos", de modo que cuando vuelve al trabajo no se siente culpable.

6. AUTOMATICE LA PLANIFICACIÓN

Si muchos de estos consejos suenan a baja tecnología, cuente con que una futurista cambie eso. Liz Alexander utiliza una app de planificación para mantener en orden sus horarios. "En una semana común probablemente tenga una docena o más de personas que quieran parte de mi tiempo. Solía intercambiar tres o cuatro correos sólo para concretar una cita" dice. Pero al encargar ese "tedioso ida y vuelta" a Calendly, Alexander dice que tiene más tiempo para "hacer más trabajo que genera ingresos".

7. CIERRE LA BOCA Y ESCUCHE

Perdemos una cantidad increíble de tiempo charlataneando, dice la escritora y diseñadora Lia Baird. "Las conversaciones avanzan tanto más, tanto más rápido cuando una cierra la boca, abre las orejas, deja de priorizar sus propios objetivos y entiende realmente los de los demás".

Eso importa más cuanto más planas se vuelven las organizaciones, dice Baird. "En el modo de consenso de hacer negocios actual, donde todos tienen poder de veto, la noción de 'dejar de hablar' se vuelve una herramienta de productividad crucial si quiere diseñar o llegar a enviar algo a un cliente".

"La noción de 'dejar de hablar' se vuelve una herramienta de productividad crucial si quiere diseñar o llegar a enviar algo a un cliente".

¿Cómo? "Haga preguntas abiertas, pero no muchas" alerta. "Hable justo lo suficiente para que poner la cosa en movimiento y luego cállese. Soporte en silencio las pausas incómodas". Baird admite que "esto puede dar una sensación un poco extraña, dado que la mayoría ve la productividad como hacer, hacer, hacer". Pero es el método más eficiente que ha encontrado "de pasar del pensamiento a la acción" especialmente con equipos.

8. PONGA EN PRIMER LUGAR LAS COSAS IMPORTANTES

"Soy inmensa fan del plugin Boomerang para Gmail" dice la cofundadora y CEO de Muse, Kathryn Minshew. "Lo uso para fijar en qué momento desaparecen los correos de mi carpeta de entrada y cuando vuelven a aparecer, como las 7:15 a.m. del martes o las 5 p.m. del viernes".

El VP de soporte al cliente de MailChimp, Jon Smith, hace algo similar pasando correos menos urgentes pero importantes a un puñado de carpetas, dejando los más cruciales marcados como "no leídos" y archivando el resto.

De este modo los mensajes que son primera prioridad para Smith siguen en primera fila. "Trato de no tener más de 60 o 70 correos en mi carpeta de entrada en cualquier momento" explica. "Es el número que puedo procesar con comodidad de una sentada y trato de atender a todos mis correos marcados como "no leídos" para el final de cada día".

9. CREE "DISPARADORES DE ACCIONES"

El científico conductista David Hoffeld prefiere "decisiones precargadas que vinculan una conducta con una referencia externa", lo que investigadores en su campo han descubierto que puede aumentar la probabilidad de completar una tarea. Estos "disparadores de acciones" son fórmulas simples, explica Hoffeld. "Cuando sucede X hago Y".

Mientras trabajaba en su último libro, Hoffeld decidía ponerse a escribir un poco después de acostar a los chicos y "cuando llegaba ese momento simplemente me sentaba y escribía unas horas", dice. "Precargar esta decisión y relacionarla con un estímulo ambiental me permitió evitar fatiga por la toma de decisiones y dio un impulso a mi productividad".

10. ESCRIBA UNA LISTA DE "COSAS PARA DEJAR DE HACER"

"La productividad en realidad tiene que ver con lo que no hace" dice Jocelyn K. Glei, autora de Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done (Desuscríbase: cómo terminar con la ansiedad de los correos electrónicos, evitar distracciones y trabajar en serio). Glei propone sentarse y enumerar entre seis y diez cosas "que se compromete a no hacer en 2017, porque le impiden concentrarse en lo mejor de su trabajo". Piense en ello como sus anti-resoluciones y sugiere: "Cosas como no dormir con el celular en el dormitorio, no mirar el correo cuando llega la trabajo, no ver qué pasa con las redes sociales antes del almuerzo".

El psicólogo Tomas Chamorro-Premuzic la respalda. Dice que "decir 'no' a tareas irrelevantes o tercerizarlas" es el verdadero secreto de la productividad. "Sepa que es lo que ama y hace bien y concéntrese en eso".